Wat is een event eigenlijk?

Samen met collega-onderneemster Charlotte Duzong help ik ondernemers die zichzelf, hun product of dienst online beter willen presenteren. Daarnaast helpen we ook mensen die hun event beter willen neerzetten en promoten. Zo hebben we onlangs twee dames geholpen die een online challenge gingen houden. We hebben voor hen een checklist gemaakt: waar moet je allemaal aan denken bij het organiseren van een event? En we hebben een aantal zaken voor ze uit handen genomen, zoals het maken van een landingspagina waar mensen zich konden inschrijven voor de challenge en de inrichting van het Mailchimp-account: alle mailtjes klaarzetten voor de verschillende berichten.

Een event is toch een festival?

Mensen denken bij het woord ‘event’ vaak een een groot festival met heel veel bezoekers, maar een event is elke georganiseerde samenkomst van mensen. Het kan een festival zijn, maar ook een boekpresentatie, een workshop, een training of een netwerkbijeenkomst. Of een uitgebreid etentje met vrienden, een kledingruil of yogadag. Het kan eigenlijk van alles zijn.

the Event

Wat komt er bij kijken?

Door Charlotte ben ik me steeds meer gaan realiseren dat er veel komt kijken bij het goed organiseren en promoten van een event. Het laatste, de promotie, daar ben ik goed in. Ik kan diverse social media updates bedenken om een event onder de aandacht te brengen en mensen te enthousiasmeren, maar het planningstuk, daar had ik nog wel wat in te leren. Het begint al met de voorbereiding (Preparation), daarbij stel je jezelf een serie vragen zoals: waarom wil je dit event organiseren, wat is je doel? Hoe wil je dat deelnemers zich voor, tijdens en na het event voelen?

quote goal

Veel mensen plannen een datum, een locatie, maken en Facebook-event aan, nodig vrienden uit en daar stopt het. Maar het stopt daar niet! En het begint daar ook niet helemaal; als je het goed wilt doen sta je eerst stil bij je doel en doelgroep en wat je wilt dat mensen eruit halen. Na de Preparationfase begint de Prelaunch. In deze eerste twee fasen gaat het over de W’s: Waarom, voor Wie, Wat, Wanneer en Waar. En wie gaat je helpen?
Belangrijk is dat je op tijd begint! Wij bedachten dit plan in oktober 2016 en hadden dus ruim de tijd. Zorg er bij een middelgroot event zoals ons dancefeestje voor dat je minstens 3 maanden van tevoren begint met de organisatie. En minimaal 6 weken van tevoren zet je de promotie in.

Mijn eigen event!

Ik heb onlangs zelf een event georganiseerd: Dancefeestje033 met vriendin en mede-onderneemster Sandra Jacobs. We begonnen met een idee: een dansfeest voor mensen van onze leeftijd, maar wel met muziek van nu. Zo begint het natuurlijk altijd, met een leuk idee! Daarna was er binnen no time een locatie (Amicitia Foodvillage), een datum (25 maart 2017) en een Facebookevent. We begonnen dus ook lekker enthousiast! De Waarom, voor Wie, Wat, Wanneer en Waar waren meteen duidelijk! Toch heb ik in het ‘Event clarity workbook’ dat ik van Charlotte had gekregen nog wel alles uitgeschreven, zodat ik duidelijk voor ogen had wat we gingen doen, waarom, wie we erbij nodig hadden en wat het promotieplan werd. We hadden meteen helpers: Amicitia, een enthousiaste dj, vrienden die apparatuur wilden komen leveren. En andere praktische dingen hebben we gaandeweg het organisatieproces bedacht en opgelost, want je kan niet alles van tevoren bedenken. Wel konden we al meteen aan de slag met:

De promotie!

Online heb je natuurlijk een enorm potentieel om je vrienden te attenderen op je event. Via Facebook, Twitter en indien toepasselijk (in ons geval wat minder) LinkedIn. Of Pinterest, Instagram, Google+. Daar waar jij actief bent en je volgers en/of vrienden hebt, kan je mensen uitnodigen voor je event. En het kan natuurlijk ook per mail, telefoon en offline met flyers, een bericht in de krant, er met mensen over praten.

Qua promotie hadden Sandra en ik geen probleem: we toeterden er lustig op los, vooral op Facebook. Al snel hadden we veel mensen die op ‘geïnteresseerd’ hadden geklikt in ons event. Ik had een kleine website gemaakt en een mailadres en mensen die zich via een mailtje aanmeldden, kwamen na betaling op de gastenlijst. Maar dat liep nog niet storm. Toen we op zo’n 15 betalende gasten zaten, leek het niet de moeite om het door te laten gaan. Zou het wel goedkomen? 15 mensen is echt niet genoeg. Ik dacht: het komt wel goed! Ik ben mensen persoonlijk gaan benaderen: via messenger, mail, app, sms. Ik heb de early bird prijs flink onder de aandacht gebracht en gezorgd voor een afwisseling in berichten in het event zelf. Lekkere dansnummers op Youtube, een grappig dansfilmpje, een oproep voor verzoekjes, een filmpje opgenomen in de ruimte waar het plaats ging vinden. We deelden de berichten in het event door op onze eigen tijdlijn. En we hebben een einddatum ingesteld waarop mensen kaartjes konden kopen. Al snel vulden de lijst met betalende deelnemers zich. In het event werd leuk gereageerd op de berichten en al snel steeg het aantal gasten naar 30, 50, 70! We besloten om te stoppen met de kaartverkoop, ons doel was ruim gehaald en zo bleef het voor ons overzichtelijk. Wat een mooi resultaat!

Het event zelf

Dan komt de dag van je event! Heb je alles goed geregeld? Ik moest nog lastminute aan extra lintjes zien te komen die mensen om hun pols konden knopen. Dat lukte (en later bleken ze nauwelijks gebruikt te zijn). We zijn gaan opbouwen, versieren, tafels aan de kant schuiven, de plek voor de DJ klaarzetten. Toen weer snel naar huis, omkleden, optutten, kroontje op zodat we herkenbaar waren voor wie ons niet persoonlijk kende, terug naar Amicitia, daar wat gegeten en toen alles en iedereen geïnstalleerd op z’n plek. Vanaf de eerste gast al ging het gelukkig smooth: ze werden vriendelijk ontvangen, hun naam werd afgestreept, ze kregen consumptiebonnen, de jas werd opgehangen. Daarna konden ze lekker wat drinken, even zitten of meteen meedansen met Sandra en mij, want wij hebben zo ongeveer nonstop op de dansvloer gestaan! De dames van Amicitia hebben super geholpen met alles.
Dit was ons podium dat is ook de fase waarin we zaten: het Podium, ons event! Het was superleuk en we hebben enorm genoten. We hebben zoveel gedanst dat we het de dag daarna nog in onze benen voelden!

dancing queens    dancefeestje033    dancefeestje033   Dancefeestje033

Klaar?

Ben je klaar na je event? Nee, want naast de praktische dingen als opruimen, afrekenen,  spullen en mensen thuis brengen heb je daarna ook nog de follow-up: het Post-Event. Je kijkt terug, evalueert wat goed is gegaan en wat beter kon. Wij hebben veel leuke reacties gehad! Ook enkele kritische en we nemen al die feedback mee voor een volgende keer dat we het organiseren. Een punt wat we bv helemaal over het hoofd hadden gezien was dat we op een gegeven moment de lichten hebben uitgedaan of gedimd, maar daarmee was ook het licht in de geïmproviseerde garderobe uit, waardoor mensen die weg gingen met hun smartphone moesten bijschijnen om hun jas te vinden. Volgende keer een stalampje neerzetten!
In het event hebben we foto’s gedeeld die door verschillende fotografen gemaakt waren en onze terugblik gedeeld op dit leuke feest. En de helpers uitgebreid bedankt.  Een eventpagina op Facebook laat je gewoon staan, mensen kunnen dan altijd nog terugkijken wat & hoe dat was. En zelf hebben we een lijstje gemaakt: wat ging goed/wat kon beter. Dat kunnen we de volgende keer gebruiken!

thumbs up and down

Wat heb je geleerd spelende vrouw?

Ik heb van het zelf organiseren van dit middelgrote event geleerd dat het belangrijk is om je goed voor te bereiden, de juiste mensen en spullen te regelen, goed met elkaar te blijven communiceren, veel te delen op social media en vooral: zelf enthousiast blijven! Want als jij enthousiast bent, trekt dat mensen over de streep om te komen. Persoonlijke uitnodigingen werken goed en overal op reageren, ook als mensen kritisch zijn. En flexibel zijn! Want er zijn altijd dingen die je niet voorzien had (een donkere garderobe bv) en die moet je ter plekke oplossen. En als het een succes was: doe het vooral nog een keer! Ons volgende feestje staat alweer gepland: zaterdag 24 maart 2018.

Learning

Laat ons helpen met jouw event!

Wil jij alle fasen van het organiseren van een event nog eens rustig na elkaar horen? Charlotte en ik hebben een serie filmpjes opgenomen waarin we ze allemaal doorlopen, met alles wat erbij komt kijken. Je kunt deze videos in ons blog op de website van Peer! terugkijken.

Bij Peer! (seats2meet locatie in Amersfoort Noord) organiseren Charlotte en ik S.O.S. workshops: Skills voor Online Strategie. Een hiervan is: “Promoot je event”. In deze worskhop op 19 juni behandelt zij in 3 uur de hierboven beschreven fases, welke promotietools je kunt inzetten, hoe je je ideale doelgroep bereikt en enthousiast maakt om zich aan te melden. Je kunt je aanmelden via de eventpagina op Facebook of direct op Eventbrite.

And, last but nog least: zit jij met de organisatie, planning en/of promotie van je event? Wij kunnen je helpen! Met een checklist bijvoorbeeld, die je bij de hand houdt. Of we nemen een deel van de voorbereiding uit handen, we denken met je mee over de promotie en geven tips en adviezen over social media updates, we kunnen actief meedoen in een Facebookgroep die je voor je event aanmaakt. We kunnen ook videos met je opnemen, foto’s maken en een contentplan voor je maken. Wil je hier gebruik van maken? Neem dan contact met mij op.

Veel succes met jouw event!

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.